업무용 Gemini 대화 내보내기, 보존 설정은 따로 봐야 합니다

직원이 AI와 주고받은 내용을 나중에 확인할 수 있을까요. 구글은 2026년 10월 22일 Google Vault에 ‘Gemini in Workspace’ 대화를 조건별로 내보내는 기능을 추가했습니다. Gmail이나 Docs 안에서 나눈 AI 대화도 내부 점검 자료로 꺼낼 수 있게 된 것입니다. 다만 이번 데이터 소스의 Vault 보존 규칙과 소송 보존 조치는 향후 지원 예정입니다. 내보내기가 생겼다는 이유로 기록이 계속 보장된다고 생각하면 곤란합니다. 공식 발표

어떤 대화를 꺼낼 수 있나요

대상은 Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet에 통합된 Gemini 대화 가운데 대화 기록이 켜진 상태에서 생성된 기록입니다. 관리자는 사용자 계정이나 최대 5,000명 규모의 조직 단위(OU)를 정하고, 날짜 범위와 시간대로 대상을 좁힐 수 있습니다. 모든 직원의 AI 사용을 빠짐없이 기록하는 기능으로 읽어서는 안 됩니다.

파일은 JSON 형식으로 나옵니다. 질문과 답변, 생성된 이미지 같은 첨부물, 참조한 Workspace 파일과 인용의 링크가 포함됩니다. 여기서 링크가 있다는 사실과 연결된 원본 파일까지 확보했다는 것은 구별해야 합니다. 실제 검토에 원문이 필요하다면 해당 자료도 확인해야 합니다.

예를 들어 가상의 유통회사에서 영업팀이 Docs의 Gemini로 제안서를 만들었다고 해보겠습니다. 나중에 제안 내용의 근거를 점검할 때 담당자와 작성 기간을 좁혀 질문과 답변을 살펴볼 수 있습니다. 당시 어떤 자료를 참고했는지 찾는 데 도움이 될 수 있지만, 대화만으로 최종 제안서의 내용이나 직원의 판단까지 모두 입증되는 것은 아닙니다.

이미 지원하던 Gemini 앱과는 범위가 다릅니다

독립된 Gemini 앱은 이미 Vault의 보존·소송 보존·검색·내보내기 지원 대상입니다. 이번 발표는 Workspace 앱 안의 대화를 새 데이터 소스로 추가한 소식입니다. 기존 Gemini 앱의 내보내기는 XML로 안내되어 있어, 이번 JSON 파일과 같은 방식이라고 가정해서도 안 됩니다. 지원 범위 · 기존 앱의 내보내기 형식

확인한 도움말에는 새 Workspace 데이터 소스의 설명이 아직 반영되지 않은 부분이 있습니다. 새 기능의 범위와 일정은 10월 22일 발표를 기준으로 읽고, 실제 적용 전 내 관리 화면에서도 확인하는 편이 좋겠습니다.

관리자 콘솔에는 조직 단위별 대화 기록과 삭제 설정이 따로 있습니다. 사용자의 수동 삭제를 막거나 일정 기간 활동이 없는 대화를 자동 삭제하도록 정하는 설정입니다. 이 설정과 앞으로 제공될 Vault의 보존 규칙·소송 보존 조치는 구분해서 살펴야 합니다. 무엇을 내보낼 수 있는지 확인하는 일과 필요한 기록을 남길 정책을 정하는 일은 함께 진행해야 합니다.

도입 전에 확인할 세 가지

저는 이번 변경에서 AI가 만든 결과물뿐 아니라 그 결과가 나온 과정을 검토할 여지가 넓어진 점에 주목합니다. 관리자는 먼저 다음 질문에 답해보면 좋겠습니다.

• 필요한 조직의 대화 기록이 켜져 있고, 삭제 설정은 업무상 필요한 기간과 맞는가?
• 담당자·기간·시간대를 좁혔을 때 필요한 대화와 참조 자료를 확보할 수 있는가?
• 내보낸 파일은 누가 검토하고 어디에서 관리할 것인가?

Vault 화면에서는 Search 탭의 서비스에서 ‘Gemini in Workspace’를 골라 내보낼 수 있습니다. Rapid·Scheduled Release 모두 발표 시점부터 제공되며, API 지원은 UI 배포 후 14일 이내로 안내됐습니다. 화면과 자동화의 도입 시점을 같게 잡지 않는 편이 좋겠습니다. Business Plus와 Enterprise Standard·Plus 등을 대상으로 하며, 지원 에디션 또는 Vault 부가기능 이용 자격도 확인해야 합니다. 이는 실제 환경에서 시험한 결과가 아닌, 공식 발표를 바탕으로 한 점검 제안입니다. 배포 일정과 이용 조건

Google Workspace Updates의 API 일정 문구를 2026년 10월 23일 직접 캡처하고 해당 부분만 잘랐습니다. 제품 UI가 아닌 공식 발표 원문입니다. 출처: Google 공식 발표.

AI 도입 시 기능과 운영 조건을 함께 살펴야 한다는 점은 OpenAI 모델의 Google Cloud 구매 경로를 다룬 글에서도 이어집니다.

자료 확인: 2026년 10월 23일. 썸네일은 AI 제작 개념 이미지이며 실제 Vault 화면이 아닙니다. Google 및 관련 제품명은 Google LLC의 상표이며, 이 기사는 Google과 제휴하거나 Google의 후원을 받아 작성한 글이 아닙니다.

저는 이번 변경에서 AI가 만든 결과물뿐 아니라 그 결과가 나온 과정을 검토할 여지가 넓어진 점에 주목합니다. 다만 내보내기 기능과 기록 보존 정책은 따로 확인해야 합니다.