엑셀과 NAS로 나누던 견적 업무, 직접 만든 AI CRM을 쓰기 시작했습니다

직접 만든 AI CRM을 내부 영업 업무에 쓰기 시작했습니다. 가장 편리함을 느낀 부분은 견적서 작성과 견적 이력 관리입니다.

기존에는 엑셀 시트로 견적서를 만들어 고객에게 발송했습니다. 이후 파일을 NAS에 보관하고, 내부에서는 그 파일을 통해 견적 이력을 공유했죠. 익숙한 방식이었지만 번거로웠습니다. 작성하고, 보내고, 보관하는 일이 따로 이어졌고, 이력을 공유하는 것도 원활하지 않았습니다.

이번에 만든 CRM에서는 이 과정이 훨씬 편리해졌습니다. 실제 영업 업무의 불편을 덜어준다는 점이 활용을 결정한 이유였습니다.

실제 견적서 양식과 CRM 화면은 내부 보안상 공개하기 어려워, 아래 이미지는 업무 흐름과 기능을 설명하는 도식으로 대신했습니다.

엑셀 작성, 고객 발송, NAS 보관, 내부 공유로 이어지던 기존 업무 흐름. 내부 보안상 실제 화면 대신 구성한 설명도입니다. 실제 CRM 화면이 아닙니다.

견적서 한 장을 만드는 것으로 끝나지 않는 일

견적 프로그램을 만든다고 하면 작성 화면이나 출력 양식부터 떠올리기 쉽습니다. 하지만 현장에서 견적 업무는 문서 한 장을 만드는 것으로 끝나지 않습니다.

고객에게 보낸 견적을 남기고, 필요할 때 다시 조회하고, 내부에서도 이력을 공유할 수 있어야 합니다. 작성 기능만큼 그 이후의 관리가 중요합니다.

제가 이번 CRM에서 특히 만족한 부분도 견적 이력 관리입니다. 견적서를 작성하는 일과 그 내용을 나중에 찾아보는 일이 모두 편해야 실제 업무에 도움이 됩니다. 현장에서 매번 겪던 번거로움을 개발 과정에서 놓치지 않으려 했습니다.

CRM을 쓰려고 준비할 일이 더 늘어나면 곤란합니다

업체코드와 상품코드를 등록하는 과정도 마찬가지입니다. 관리에 필요한 체계를 갖추는 일이 사용자의 또 다른 일이 되어버리면, 편해지려고 도입한 도구가 부담이 될 수 있습니다.

제가 구현한 CRM에서는 이런 코드 등록의 번거로움을 없앴습니다. AI 보이스로 이력을 손쉽고 빠르게 등록하고, 조회하고, 관리할 수 있도록 했습니다.

직접 구현한 CRM의 견적 이력 관리와 AI 보이스 활용을 개념적으로 정리했습니다. 내부 보안상 실제 화면 대신 구성한 설명도입니다. 실제 CRM 화면이 아닙니다.

AI를 어디에 넣을지보다, 사용자가 어느 과정에서 손이 많이 가는지를 먼저 보는 게 중요하다고 느꼈습니다. 영업 업무를 하다가 이력을 남기는 일이 귀찮고 복잡하면 기록 자체가 부담이 됩니다. 반대로 그 과정이 편리해지면 업무 중에 활용할 이유가 생깁니다.

이 결과는 현장의 소리를 최대한 반영한 데서 나왔습니다.

AI가 구현을 도와줘도, 무엇이 불편한지는 현장에서 나옵니다

AI 덕분에 생각한 기능을 프로그램으로 옮기는 일이 한결 수월해졌습니다. 상상한 화면을 만들고, 기능을 붙여보고, 수정하는 과정에서 도움을 받을 수 있습니다.

그렇다고 만드는 사람의 구상만으로 사용하는 사람의 업무를 모두 이해할 수 있는 것은 아닙니다. 화면에서는 간단해 보이는 입력도 현장에서는 번거로울 수 있고, 부가 기능처럼 보이는 이력 조회가 실제로는 매일 필요한 기능일 수 있습니다.

그래서 저는 현장의 경험과 노하우가 프로그램에 들어가야 한다고 생각합니다. 어떤 순서로 일하는지, 어디에서 흐름이 끊기는지, 무엇을 반복해서 처리하는지를 알아야 해결할 문제도 구체적으로 잡을 수 있습니다.

개발 역량과 현장 경험을 나눠서 어느 쪽이 더 중요하다고 말하려는 것은 아닙니다. 현장에서 나온 요구를 안정적으로 작동하는 기능으로 옮기는 과정이 함께 필요합니다.

바이브 코딩과 도메인 지식을 다룬 글에서도 업무를 이해하는 사람의 판단이 중요하다고 썼습니다. 이번에는 그 생각을 견적 작성과 이력 관리라는 실제 업무에서 다시 느꼈습니다.

현장에서 느낀 파일 관리·공유·등록의 불편과 CRM에 반영한 개선 방향. 내부 보안상 실제 화면 대신 구성한 설명도입니다. 실제 CRM 화면이 아닙니다.

만들 수 있는 기능보다, 쓰게 되는 이유

업무용 프로그램을 만들고 있다면 기능 목록에 앞서 사용자의 기존 처리 과정을 한번 따라가 보면 좋겠습니다. 무엇을 입력하고, 어디에 저장하고, 누구와 공유하며, 나중에 어떻게 다시 찾는지 말입니다.

그 과정에서 발견한 불편 하나를 제대로 줄이는 것이 기능 여러 개를 추가하는 것보다 유용할 수 있습니다.

아직 사용을 시작한 단계라 장기적인 성과를 이야기하기는 이릅니다. 다만 견적 업무가 편리해졌고, 그래서 직접 만든 CRM을 내부에서 활용하기 시작했다는 변화는 분명합니다.

현장의 소리를 최대한 반영했더니, 실제로 쓰는 도구가 됐습니다. 이번 AI CRM을 만들고 활용하면서 얻은 가장 큰 의미입니다.